事例紹介

グループ内で異なる商品価格や支払い先…購買管理の一元化が課題

今回ご紹介する社会福祉法人グループ様では、複数の福祉施設や病院など、運営範囲が多岐にわたることもあり、次のような課題を抱えていました。

1.商品価格の差：同じ法人グループ内で、ソロエルアリーナを利用し値引価格で購入している施設と通常のアスクルを利用し通常価格で購入している施設が混在し、商品価格に差が生じていた

2.経理処理の煩雑さ：施設ごとに支払いや問い合わせをする先の販売店が異なり、同じ法人グループ内でありながら経理処理が複雑になっていた。

3.購買状況の把握不足：各施設の購入内容を法人グループ本部で把握できず、法人グループ内の購買状況の可視化が不十分だった。

社会福祉法人グループ様が購買管理体制に課題を感じていることを踏まえ、今回、近藤商会からご提案したのは、ソロエルアリーナの導入。
ソロエルアリーナとは、通常のアスクルサービスにボリュームディスカウント（※）と購買管理機能が付いたWeb上の一括購買システムです。

さらに複数ある機能のうち、「グルーピング」「承認機能」「購入実績ダウンロード」の3つを活用することで、コスト削減や購買管理の一元化、購買状況のデータ分析を実現することができました。

（※）ボリュームディスカウント：購入量に応じて適用される割引制度のことです。ソロエルアリーナでは、法人グループ全体のご利用額に応じて半年ごとにお値引率が算出され、お得にアスクルがご利用いただけます。

社会福祉法人グループ様で活用している機能とは？

今回、購買管理を社会福祉法人グループ本部で一元化したいというご要望に応え、ソロエルアリーナを導入いただきました。
その際、同一法人グループを「グルーピング（※1）」することにより、商品価格の統一に加え、ボリュームディスカウント適用による法人グループ全体でのコスト削減が実現しました。

また、販売店を近藤商会に統一し支払先・問い合わせ先をまとめることで、経理業務の負担も軽減。
さらに、請求書発行形態（※2）を「一括請求」にすることで各施設がいくら使っているのかが一目でわかりやすく明記されるようになり、経理業務のさらなる効率化が実現されました。

（※1）グルーピング：関連法人を同じ法人グループとして設定することです。グループ全体での利用額が合算されたうえでお値引率が算出されます。そのため単体利用よりもさらに高い値引率が適用される可能性があり、グループ全体でのコスト削減が可能となるため、法人単体ではなく、グループ全体でのご利用をお勧めいたします。また、ご利用額はグループ内で合算されますが、各法人で請求書等の管理をすることができます。

（※2）請求書発行形態：ソロエルアリーナでは「一括請求」「個別請求」の2種類からお選びいただけます。「一括請求」は、各発注部門の利用額をまとめた「合計請求書」と「各部門の明細書」を、購買管理者へ送付します。「個別請求」は、各発注部門へ請求書を送付します。

今回、施設ごとに「承認機能（※3）」を設定することで、従来、紙ベースで行われていた稟議がWEB上で完結するようになり、ペーパーレス化に加え決裁スピードが短縮されたため、間接コストの削減も実現しました。

（※3）承認機能：消耗品購入時の決裁をソロエルアリーナのWEB上で完結する機能です。承認機能の条件も会社の承認ルールに合わせ細かく設定することが出来ます。承認機能を設定することで複数企業・店舗・拠点の発注を本部で管理することが可能になります。

さらに、「購入実績ダウンロード」を活用することで、月次の利用状況をグラフや一覧形式で可視化。
対象部門や集計期間を指定して購入履歴をダウンロードできるため、どの部門がいつ、どのような商品を購入しているかを分析することが可能です。

加えてこの機能では、月次の推移や部門間比較に加え、商品カテゴリー別の利用状況も確認できます。
例えば「グリーン商品（環境配慮商品）」に絞り込み、各部門がエコ商品をどの程度利用しているかを把握することができます。

近藤商会では、福祉施設様がSDGsへの取り組みにも意欲を持たれていることを踏まえ、この機能を活用した購買管理の一元化を支援するとともに、新たな企業活動の推進をサポートしています。

ソロエルアリーナとは？

アスクルが運営するソロエルアリーナは、インターネットを使って簡単・便利に購買業務を効率化することができる利用料無料のプラットフォームです。
企業における各関連会社・各部署・各支店の購買をソロエルアリーナのサイト上で集約・運用いただくことにより、購買プロセスを「見える化」し、発注者様・管理者様の購買業務にかかる時間と手間を削減します。

近藤商会はアスクルの正規販売店として、お客様の組織や事業形態に合った機能の活用方法を提案し、購買コストの軽減をサポートしています。

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