事例紹介

函館圏を中心に函館市営住宅や北海道営住宅等の維持管理を始め、公園などの都市施設の維持管理を行われている函館市住宅都市施設公社様。その経営理念は、「一人ひとりの心に寄り添い、安心・安全・快適な暮らしに貢献する」とともに、「花や緑を通して、癒しと潤いに満ちた環境づくりの提供」にあります。今回は、オフィス移転に伴い、近藤商会が手がけた内装デザインと備品入れ替えについて、理事長の國安様と常務理事兼事務局長の山下様にお話を伺いました。業務の効率化やコミュニケーション促進につながる動線の見直し、グリーン装飾を随所に取り入れたオフィス環境の改善、社内のモチベーションアップについて、お客様の声をお届けします。

目指したのは、花と緑を取り入れた温もりのあるオフィス空間

──この度はインタビューにご協力いただき、ありがとうございます。今回、近藤商会にはオフィス移転に伴う内装デザインと備品の入れ替えについてご相談いただきました。当時の函館市住宅都市施設公社様では、どのような課題を抱えていたのでしょうか？

「当時、職員70〜80名に対して事務室の面積が狭く、さらに業務上の書類も多いことから、職員の業務スペースや会議スペースをゆとりをもって確保できていなかったことが課題でした。レイアウトや備品の配置で工夫も試みましたが、オフィスが函館市の施設に賃貸として入っていたこともあり、なかなか自由に変えることも難しく…。また、事務室が全体的に色味の少ない無機質な印象だった点も、日々職員が働く環境として悩ましく思っていました」

──業務スペースの確保のしづらさと、オフィス空間の無機質さが課題だったのですね。今回のオフィスのリニューアルでは、どのような環境を実現したいと考えていましたか？

「まずは自由度高く効率的な仕事ができるオフィスづくりを目指しました。限られたスペースの中で、一人ひとりが集中して仕事ができる空間を確保することと、社員同士やお客様とのコミュニケーションを促進できる場所を作りたいと思いました。そして、当社の事業である緑化普及を象徴する緑と花と木目をフロアの随所に取り入れることで、企業イメージの周知と温もりのあるオフィス空間の実現を目指しました」

──近藤商会からのご提案はどのように進みましたか？

「当社の抱える課題感や目指したいオフィス像を丁寧にヒアリングしていただくことから始まり、すぐに具体的な提案をいただきました。ゆとりのある空間確保のため、実際の職員の動線を平面図に書き込んでシミュレーションしながら、机・会議室・コピー機などの最適な配置を一緒に検討したことが印象に残っています。また、執務室のフローリングやドア、備品などは木目を基調としつつ、壁面にアートグリーンを組み込むことで、植物に包まれた温もりのある空間を提案してくださいました。イメージ以上の質の高い空間提案を、オフィスの移転まで時間のない中でスケジュール通りに進めてくださり、安心してお任せすることができました」

──ありがとうございます。オフィス移転前に近藤商会のオフィスツアーにも参加されたと伺いましたが、いかがでしたか？

「書類や備品関係が机上になく、全て壁面に収められているところが印象的でしたね。当社は業務上どうしても書類が多くなってしまうこともあり、壁面収納のアイデアはとても参考になりました。オフィス全体に無駄がなく、スッキリと明るい空間で、職場環境改善の具体的なゴールが見えたように思います」

動線改善とグリーン装飾によって職員のモチベーションアップと業務効率化を実現

──リニューアル後の写真では、さまざまな色のオフィスチェアが配置されているのですが、リニューアルを機に取り入れられたのでしょうか？

「もともと備品入れ替えの話の中で、腰に負担のかからない機能的なオフィスチェアを提案してもらっていました。その際に座面や背面の色を部署ごとに分けるというアイデアをいただいたんです。例えば、緑地関係は緑色、住宅関係は紺色、修繕関係は赤色。当社に来られた方に各事業のイメージを伝えることや、職員同士の部署ごとの一体感の醸成に貢献しています」

──備品のひと工夫が従業員の一体感醸成につながるのですね。さて、オフィスリニューアルから約1年が経ちました。職員の方や取引先の方からの反響はいかがでしょうか？

「職員からは、ゆとりのある事務スペースや効率的な動線の確保により、業務に取り組みやすくなったという声も聞きますし、仕事に対するモチベーションも上がったと思います。目に見えて職場環境が良くなっているのと、業務の効率も上がっています。しかし、ここで環境改善がゴールしたと満足するのではなく、新たなオフィスでの生活がスタートいたしましたので、常に課題を探り、オフィスを訪れる方々が不便のないよう、職員一人ひとりが業務に集中できる環境づくりに努めたいと思っております。緑化については、当社の緑に対する姿勢を取引先の方々に理解いただく空間を作ることができ、事業イメージを周知しやすくなりましたね。

実際に今回グリーン装飾を実施した箇所は、大きく以下の４か所です。この他にもオフィスの随所に自然素材やアートグリーンを盛り込むことで、緑の温もりと優しさ、癒し効果をオフィスに与えられていると思います」

• 【執務室】目隠しボードの圧迫感解消のため、ボードにグリーン装飾を実施。
• 【階段の踊り場】視覚疲労軽減のため、苔や水草といった自然素材による装飾を実施。
• 【エントランス前】壁面装飾として、額縁には木目の美しい本物のエゾヤマザクラ、壁画には多肉植物やエアープランツを使用。
• 【理事長室】世界三大銘木の一つブラックウオールナットをルーパーに用いつつ、乾燥した苔や水草といった自然素材による装飾を実施。

──職場環境改善の効果を実感いただいていることを伺い、私どもも嬉しく思います。今回はオフィスの内装に加えて、ネットワークセキュリティ強化やIT資産管理導入も継続して行っていますが、 これらのシステムはどのように活用されているのでしょうか？

「当初の目的としては、情報管理体制を確立させることや、情報漏洩等に対するリスク管理、離れた場所で業務にあたる職員に対する抑止的な役割として導入しました。以前よりもIT資産管理の意識や体制が整ってきていると感じています。現在は、近藤商会さんのサポートのもと様々な機能の確認をしている段階で、今後ますます活用していきたいと思っています」

──最後に、オフィスリニューアルによって見えてきた今後の改善点などがあれば教えてください。

「リニューアルしたオフィスの明るさや美しさをもっと活かせるように、ペーパーレスに取り組みたいですね。極力収納に収めたものの、やはり仕事柄、紙の書類が増えがちなので。また、会議スペースをより有効に活用したり、離れた事務所間でのコミュニケーションをより活発にしたいと思っています。今回新しく入り口に設置したディスプレイについても、公共施設や公園の風景を映して事業イメージの普及のために活用したいですね。オフィスをもっと快適にするアイデアはないか、今後も相談しながら考えていきたいです」

当初は内装デザインや備品入れ替えを目的としたリニューアルでしたが、お客様の課題や目指すオフィス像を伺い、働く環境の改善や職員の方々のモチベーションアップ、対外的な企業イメージの普及につながる提案を実現させていただきました。今後も、よりよいオフィス環境を作っていけるよう、サポートしてまいります。