事例紹介

教育機関をはじめ、大きな組織になるほど、事務用品の購買における承認フローが複雑化しているケースが少なくありません。今回は、アスクル・ソロエルアリーナの機能を活用することで発注工数を削減された私立大学様の事例をご紹介します。

紙書類による管理で財務担当に負担が…

こちらの私立大学様では、教授が事務用品を購入したい場合、財務担当へ紙での購入伺い書の提出が必須で、注文するには承認印の押印が不可欠でした。納品後は、財務担当が検品作業を行い教授へ引き渡し。納品書や請求書を含めた必要書類が財務担当に再度提出され、財務担当は業者ごとにファイルを分けて管理していました。

さらに決算前には教授方へ発注期限のお知らせを紙で通知しなければならず、財務担当の業務の大きな負担になっていました。

ソロエルアリーナ導入で発注工数が大幅に削減

上記のお悩みを解決するため、近藤商会から「ソロエルアリーナ」の導入をご提案。教授のみなさんに発注者IDを振り分けることで、教授・財務担当双方の負担を大幅に軽減することができました。

私立大学様で活用している機能

ソロエルアリーナは、購買業務の負担を軽減するさまざまな機能をすべて無料で利用することができます。私立大学様が抱えていた課題は、「発注者IDの発行」と「承認機能」によって解決されました。

教授方へIDを振り分け、発注を行うと財務担当に通知がいくように設定。財務担当が注文内容を確認し、承認すると注文が確定される「承認機能」を活用することにより、ソロエルアリーナからの発注は購入伺い書の提出が不要になりました。これにより、ペーパーレス促進にもつながっています。

そのほかにも、下記の機能を活用いただくことで、購買における直接的・間接的なコストを削減されています。

発注者IDの発行：教授ごとに予算別の発注者IDを登録することで、予算ごとの注文明細を参照しやすくなりました。かつ、IDごとにWeb上で承認履歴や注文履歴を確認でき、データもダウンロードできるため、紙での書類の保管が不要になりました。

購入制限品：指定の業者と契約している飲み物のほか、家具やパソコンなどの備品は購入できないように購入制限品を設定。これにより、誤発注を防ぐこともできます。

任意コード：任意のコードなど付加的な情報を最大10種類登録することができます。こちらの私立大学様では、任意コードで注文番号・管理番号を注文時に記入。購入履歴とともに入力した任意コードもデータでダウンロードできるため、管理業務も簡素化されました。

掲示板：決算時の発注期限のお知らせをソロエルアリーナWebサイトの掲示板で表示することで紙での通知が不要に。

ソロエルアリーナとは？

アスクルが運営するソロエルアリーナは、インターネットを使って簡単・便利に購買業務を効率化いただける利用料無料のプラットフォームです。
企業における各部署・各支店の購買をソロエルアリーナのサイト上で集約・運用いただくことにより、購買プロセスを「見える化」し、発注者様・管理者様の購買業務にかかる時間と手間を削減します。

近藤商会はアスクルの正規エージェントとして、お客様の組織や事業形態に合った機能の活用方法を提案し、購買コストの軽減をサポートしています。

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