事例紹介

北海道苫小牧市・千歳市合わせて8店舗の焼肉店を展開する株式会社 金剛園様。厳選素材にこだわった本格焼肉をはじめ、さらなるおいしさを追求し続ける伝統の味とオリジナルメニュー、ゆっくりとくつろげる雰囲気で幅広い層から支持を集めている人気店です。

その一方で、創業から40年近くが経ち、オフィスにはこれまで蓄積されてきた書類が山積みに。情報セキュリティーに関する意識が年々高まる中、書類の管理方法に課題を感じていたところ、近藤商会にご相談をいただきました。

今回は金剛園の代表取締役である須藤様に、当社から提案させていただいたファイリング・システムについてお話を伺いました。

書類の管理方法が業務の効率化やセキュリティー対策の障壁に

インタビューにご協力くださった代表取締役 須藤様。

──この度はインタビューにご協力いただき、ありがとうございます。さっそくですが、近藤商会にご相談いただいた経緯を伺えますか？

「元々、近藤商会さんには事務用品の購入やパソコンの管理などでお世話になっていて、オフィスツアーにも何度か参加したことがあるんです。他社のオフィスを見ても『当社の膨大かつ多岐にわたる書類を片付けるのは無理だろう…』と半ば諦めていたのですが、セキュリティーの観点からもこのままではよくないと思い立ち、書類の管理方法をあらためて相談することにしました」

──情報セキュリティーの意識は年々高まっていますが、明確な社内ルールが決まっている会社はそう多くないのが実情です。当時、金剛園様ではどのような形で書類を管理されていたんですか？

「経理関係の書類から店舗運営に関する書類、従業員やお客様に関わる情報まで、担当社員それぞれが紙で管理を行なっていました。もちろん、情報漏洩に関しては細心の注意を払っていましたが、書類の在処や区分が決まっていたわけではなかったので、業務の属人化につながっていました。そのため、一人の社員が休むことで業務を進められないこともあり、休みの日でも書類の在処を確認する連絡をしなければいけないことが多々あったそうです」

──それはお互いに不便ですし、気を使ってしまいますね。そこで弊社から提案させていただいたのが文書情報の共有管理・有効活用の仕組みをつくる「ファイリング・システム」です。当初、金剛園様ではNASのクラウド化も検討されていましたが、まずは大きな課題である紙の書類の整理からスタートすることを提案させていただきました。問題解決に向けて、どのようなことから着手されたのでしょうか？

「まずは、個々人が引き出しの中で所有・管理していた書類を全て洗い出し、書類のカテゴリーと保管期限の有無を書き出しました。これには苦労しましたが、実施することによって、これまでは曖昧になっていた書類の処分時期や管理方法、共有範囲を明確にすることができました」

──創業から40年近くにわたって保存されてきた書類を選別するのは迷いそうですが、その点は問題ありませんでしたか？

「当初はもちろん不安もあったようですが、サポートしてくださった担当者の方が『それは1年間保管しておきましょう』『その書類は不要です』と当社の事情も考慮しながらも、明確なルールを決めてくれたので共通の認識を持つことができました。山積みの書類を見ても『大丈夫です。絶対に片付きます』と気持ちいいくらいに言い切ってくださったので、『この人についていけば整理できるぞ』と社員一同モチベーション高く、取り組めました」

ファイリング・システムの導入で総労働時間削減を実現

──分類された書類はどのように管理されているんですか？

「書類の種類や保存の必要性、処分時期といったいくつかの基準ごとに区分して、管理場所を決定しました。誰が見てもひと目で書類のありかがわかるので、休みの日に電話をかける必要もなくなり、業務をスムーズに進められるようになりました。また、ファイリング・システムを導入するタイミングで、書類を管理する棚もより使いやすいものに買い替えたのですが、必要な場所に施錠ができるのでセキュリティー面の不安も解消することができました」

写真はイメージです

──導入されてからしばらく経ちますが、実際の使い勝手はいかがでしょうか？

「現場スタッフから聞こえてくるのは『リバウンドしていないことへの驚き』です。導入前にあれほど溢れかえっていたのが不思議なくらい、すっきりとした状態を継続できています。これは、書類を管理する上での社内ルールを明確に定められたこと、そして、しまうべき場所ができたことで、全社員が共通認識をもって管理できているおかげだと思います。一時的な大掃除ではなく、ファイリング・システムを導入したからこそ得られた効果ですね」

──業務面にも影響はあったのでしょうか？

「どの書類がどこにあるか、全社員がわかるので業務の属人化防止につながっています。デスクの引き出しは空っぽで、毎日クリアデスク（＝デスクの上に何もない状態）で気持ちよく退勤していますよ。また、これまでは書類を探すためにかなりの手間と時間を要していたのですが、それが解消されたおかげで社内全体の労働時間も大幅に削減することができました。膨大な書類を整理するのは大変でしたが、よい効果をたくさんもたらしてくれたので、取り組んでよかったと心から思っています」

書類を探すちょっとした手間であっても毎日積み重なれば大きな負荷やコストにつながってしまいます。金剛園様では、社内ルールと管理方法をファイリング・システムによって定めることで、業務効率や働き方の改善だけでなく、社員のみなさんのモチベーション向上も実現することができました。今後はクラウドストレージを活用した電子ファイルの整理をサポートし、よりよい職場環境を追求してまいります。